Acceso directo o copia en Drive: organiza un archivo sin separar sus versiones

Un acceso directo apunta al archivo original. Una copia crea otro archivo que puede evolucionar por separado; elegir bien evita duplicados difíciles de mantener.

Antes de empezar: Comprueba qué carpeta será el destino y quién puede ver sus títulos.

Hazlo paso a paso

1. En Drive de ordenador, haz clic derecho sobre el archivo o carpeta original.
2. Elige Añadir acceso directo a Drive y selecciona el destino.
3. Abre el acceso directo desde esa carpeta y comprueba que conduce al original.
4. Revisa los permisos del archivo de destino si otra persona no consigue abrirlo.

Un ejemplo para orientarte

Un presupuesto puede aparecer como acceso directo tanto en la carpeta del proyecto como en la de seguimiento. Así evitas dos copias con cifras distintas y nombres casi iguales.

Si no sale como esperabas

Crear un acceso directo no concede automáticamente acceso al original. Además, quienes ven la carpeta pueden conocer el título del acceso directo aunque no puedan abrir el contenido. Evita nombres con información que no debería estar visible allí.

Comprueba el resultado: El acceso abre el documento esperado y las personas autorizadas pueden utilizarlo sin ampliar permisos innecesariamente.

Para volver atrás: Elimina el acceso directo que has creado, identificándolo como tal; no selecciones el archivo original por error.